Escenarios de Casos de Uso de IA
Probablemente uno de estos suena como su negocio.
Cuatro escenarios del trabajo de finanzas y operaciones. Cada uno describe un problema real, una solución real y cómo se veían los números cuando terminó.
Su equipo de cuentas por pagar se ahoga en facturas.
Es martes por la tarde y su coordinador de cuentas por pagar todavía está trabajando en las facturas del viernes. Cada una necesita ser capturada manualmente, conciliada con una orden de compra, referenciada con el contrato y luego enrutada a la persona correcta para aprobación. Si hay una discrepancia, todo se pausa mientras alguien contacta al proveedor o busca el acuerdo original.
Nada de esto es técnicamente difícil. Solo es lento, repetitivo y propenso a errores que se acumulan con el tiempo. Y empeora a medida que la empresa crece, no mejora. En algún punto, alguien propone contratar otra persona de cuentas por pagar solo para manejar el volumen.
Antes
- Horas de captura manual cada semana
- Cadenas de aprobación por correo
- Discrepancias detectadas tarde, después del pago
- Personal estirado y considerando contratar
Después
- Facturas extraídas, validadas y enrutadas automáticamente
- Discrepancias detectadas antes del pago, no después
- Las aprobaciones llegan a la persona correcta sin persecución
- Una contratación eliminada, el equipo maneja 3 veces el volumen
Qué hace el sistema
- Extrae datos de facturas en cualquier formato: PDF, correo, escaneo
- Valida partidas contra contratos y órdenes de compra
- Marca discrepancias antes del pago
- Enruta facturas con excepciones para aprobación con contexto
- Escribe datos validados directamente a su sistema contable
Funciona con
De una implementación real
Fabricante de cosméticos, Los Angeles
El sistema se pagó solo antes del cierre del primer mes. Las revisiones de cumplimiento de contrato detectaron una sobrefacturación recurrente en la semana tres.
Ver Si Encaja con Su NegocioSu CFO pasa cada lunes por la mañana sacando números de cinco sistemas.
De una implementación real
Distribuidor de aguacate, equipo ejecutivo de 5 personas
Son las 8 AM del lunes. Antes de que su CFO pueda responder una sola pregunta o tomar una sola decisión, tienen que iniciar sesión en tres sistemas, exportar cuatro reportes, pegar números en una hoja de cálculo que armaron en 2022 y mirarla tiempo suficiente para detectar si algo se ve raro. Todo el proceso toma dos horas. Cada semana.
Multiplique eso entre un equipo de liderazgo de cinco. Son 10 horas a la semana solo para entender dónde está el negocio. Y durante situaciones sensibles al tiempo, esas dos horas son dos horas que no tiene.
Antes
- Ritual matutino de extracción de reportes entre múltiples sistemas
- Ensamblaje manual de hojas de cálculo antes de cualquier análisis
- Anomalías descubiertas en reuniones, no antes
- Datos siempre con 24 a 48 horas de antigüedad
Después
- Snapshot narrativo entregado antes de las 7 AM todos los días
- Anomalías surgidas automáticamente con contexto
- Preguntas en lenguaje natural respondidas con datos fuente
- Los ejecutivos comienzan el día con decisiones, no extracciones
Qué hace el sistema
- Conecta a ERP, CRM y feeds bancarios simultáneamente
- Genera un snapshot narrativo diario con contexto escrito por IA
- Resalta anomalías y tendencias que requieren atención
- Entrega al correo o Slack a la hora que elija
- Responde preguntas de seguimiento en lenguaje natural con fuentes citadas
Funciona con
Ese contrato de software se renovó automáticamente. Otra vez.
Recibió la factura y se dio cuenta de que el contrato se renovó hace tres semanas. Los términos no eran geniales, el precio subió 15 por ciento y no tenía idea de que venía. Ahora está comprometido por otro año. Ha pasado con ese contrato dos veces, y tiene al menos una docena más que no está rastreando mejor.
Los proveedores confían en esto. Las cláusulas de renovación automática están diseñadas para ser fáciles de pasar por alto. La mayoría de los negocios están demasiado ocupados operando para rastrear ventanas de contrato de cada proveedor, arrendamiento y suscripción SaaS en su portafolio. Eso es dinero saliendo del negocio cada año sin una decisión tomada.
Antes
- Renovaciones descubiertas después del hecho
- Sin ventaja en negociaciones con proveedores
- Términos desfavorables fijos anualmente
- Sorpresas presupuestarias cada trimestre
Después
- Alertas a 90, 60 y 30 días antes de la expiración
- Briefs de negociación redactados automáticamente
- Cada renovación es una decisión, no una sorpresa
- Portafolio de contratos completo visible en todo momento
Qué hace el sistema
- Monitorea ventanas de expiración en todo su portafolio
- Envía alertas a 90, 60 y 30 días antes de la renovación
- Redacta opciones de renovación con puntos de negociación
- Rastrea decisiones y resultados durante el ciclo
La matemática de este caso
El valor no está en el sistema. Está en las renovaciones que renegocia.
La mayoría de negocios medianos tienen 20 o más contratos activos. Cada renovación automática a términos existentes es una negociación perdida.
Un solo contrato renegociado a menudo retorna 3 a 5 veces el costo del despliegue completo.
La predictibilidad presupuestaria mejora inmediatamente. Sin más sorpresas de facturas de contratos olvidados.
47 Zaps. 12 Power Automates. Nadie sabe lo que hacen todos.
Lo que típicamente encontramos
Múltiples flujos haciendo lo mismo entre Zapier, Make y Power Automate, cada uno con suscripción
Flujos que dejaron de funcionar hace meses y nadie notó porque la salida simplemente desapareció
Automatizaciones que solo una persona entiende, construidas sobre sus cuentas personales, frágiles si se va
Tiers de plataforma comprados para volumen que nunca se alcanzó, renovándose cada mes
Su equipo de operaciones ha estado construyendo automatizaciones durante tres años. Algunas fueron construidas por su persona de TI. Otras por el gerente de operaciones anterior. Otras por un contratista que contrataron dos veces. Están distribuidas entre Zapier, Make y Power Automate. Nadie tiene una lista completa. Dos de ellas se conectan a sistemas que ya no usa.
Este no es un problema único de su negocio. Toda organización que ha estado automatizando por más de un par de años termina en esta posición. La solución no es quemar todo y empezar de nuevo. Es entender qué tiene, qué funciona, qué no, y cómo consolidarlo en algo que su equipo pueda mantener.
Antes
- Sin vista única de todas las automatizaciones
- Flujos rotos descubiertos por accidente
- Suscripciones pagando plataformas no usadas
- Nuevas automatizaciones construidas sin estándar
Después
- Inventario completo entre todas las plataformas
- Fallos identificados y resueltos o retirados
- Plan de consolidación con ahorros de costo
- Documentación para que cualquier miembro pueda mantenerlo
Qué entrega el proyecto
- Inventario completo de cada automatización entre todas las plataformas
- Mapa de dependencias mostrando qué se rompe si algo cambia
- Análisis de redundancia y fallos con recomendaciones claras
- Roadmap de consolidación con ahorros proyectados
¿Alguno de estos suena como su operación?
Una llamada de descubrimiento son 15 minutos. Miramos su situación específica, le decimos qué escenario encaja mejor y le damos una imagen honesta de lo que es realista. Sin compromiso para tener esa conversación.